Surat Pengesahan Ketua Jabatan LPPSA: Format dan Panduan

Surat Pengesahan Ketua Jabatan LPPSA ialah dokumen asal yang dikeluarkan oleh Ketua Jabatan yang berkuasa merekod Buku Rekod Perkhidmatan anda. Surat ini berasingan daripada borang permohonan pembiayaan atas talian, dan ia dokumen wajib dalam senarai semak LPPSA Jenis 1, Jenis 4 dan Jenis 5. Panduan ini berdasarkan Panduan Penyediaan Surat Pengesahan Ketua Jabatan bagi Permohonan Pembiayaan LPPSA (kod rujukan POED SP(U) 1/2025) serta Senarai Semak Dokumen Permohonan Pembiayaan Perumahan LPPSA Bil.2/2025.

Siapa yang Menyediakan Surat Pengesahan Ketua Jabatan LPPSA

Anda sebagai pemohon tidak menulis atau mengeluarkan surat ini sendiri. Ketua Jabatan, atau pegawai yang diberi wakil kuasa, yang menyediakannya berdasarkan rekod perkhidmatan anda. Hanya mereka yang menandatangani dan mengecap surat itu, dan surat dicetak menggunakan kepala surat (letter head) jabatan.

Jabatan perlu menyediakan surat ini mengikut templat yang ditetapkan oleh LPPSA. Format surat boleh dimuat turun daripada laman web rasmi LPPSA di myfinancing.lppsa.gov.my.

Maklumat yang Mesti Ada dalam Surat

Templat LPPSA menetapkan medan maklumat yang mesti dilengkapkan oleh Ketua Jabatan. Butiran yang tidak lengkap atau tidak sepadan dengan dokumen lain boleh melambatkan semakan permohonan anda. Maklumat yang mesti ada:

• Nombor rujukan dan tarikh surat: Nombor rujukan jabatan dan tarikh surat dikeluarkan, di bahagian atas surat.
• Butiran pegawai: Nama, nombor kad pengenalan, nombor polis atau KP lama jika berkaitan, dan taraf perkahwinan sama ada berkahwin, bujang atau bercerai.
• Maklumat perjawatan: Gred jawatan, tarikh lantikan, tarikh anggaran pencen dan tarikh disahkan jawatan.
• Skim perkhidmatan: Pencen atau KWSP.
• Maklumat Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi wakil kuasa: Tandatangan, nama, jawatan dan cop rasmi jabatan.

Perakuan yang Disahkan oleh Ketua Jabatan

Selain butiran di atas, templat surat memuatkan dua perakuan. Kedua-duanya hanya merujuk kepada kandungan surat ini dan bukan senarai penuh syarat kelayakan LPPSA.

Perakuan pertama: pegawai ialah Pegawai Tetap yang sedang berkhidmat, telah berkhidmat sekurang-kurangnya satu tahun dan telah disahkan dalam jawatan.

Perakuan kedua: pegawai bukan seorang yang bankrap atau si berhutang-hukuman, tiada keterhutangan kewangan yang serius, dan tidak dalam tindakan tatatertib bagi tujuan buang kerja, termasuk dalam siasatan Polis Diraja Malaysia (PDRM) atau Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM).

Kedua-dua perakuan ditandatangani oleh Ketua Jabatan. Jika maklumat dan kenyataan yang diberikan didapati palsu dan tidak benar, permohonan pembiayaan perumahan LPPSA pegawai itu akan terbatal serta-merta. LPPSA juga berhak meminta atau menyemak maklumat tambahan dengan pihak yang berkaitan bagi tujuan pengesahan permohonan.

Dokumen Tambahan Mengikut Keadaan Pemohon

Bergantung pada siapa yang menandatangani, kategori agensi anda dan baki tempoh perkhidmatan, surat pengesahan asal perlu disertakan dengan dokumen tambahan. Semak tiga keadaan ini:

• Salinan Surat Penurunan Kuasa: Jika surat ditandatangani oleh pegawai yang diberi penurunan kuasa untuk melaksanakan tugas Ketua Jabatan, sertakan salinan Surat Penurunan Kuasa bersama surat pengesahan.
• Lampiran A (Pengesahan Kelayakan Agensi): Pegawai yang berkhidmat di Jabatan di bawah Kerajaan Negeri, Badan Berkanun Persekutuan atau Negeri, atau Pihak Berkuasa Tempatan yang tidak mempunyai skim pembiayaan perumahan sendiri perlu mengemukakan Lampiran A.
• Pengiraan Anggaran Bayaran Pencen: Jika anda berumur 55 tahun ke atas, atau baki tempoh perkhidmatan anda lima tahun ke bawah daripada tarikh pencen wajib atau pilihan, lampirkan butiran Pengiraan Anggaran Bayaran Pencen daripada portal Bahagian Pasca Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), yang disahkan oleh Ketua Jabatan.

Persediaan Sebelum Berjumpa Ketua Jabatan

• Semak butiran peribadi dan perjawatan anda, seperti tarikh lantikan, tarikh disahkan jawatan dan gred jawatan, supaya sepadan dengan rekod dalam Buku Rekod Perkhidmatan.
• Muat turun format surat daripada laman web rasmi LPPSA dan bawa bersama untuk rujukan jabatan anda.
• Semak lebih awal sama ada anda memerlukan salinan Surat Penurunan Kuasa, Lampiran A atau pengiraan anggaran pencen.
• Pastikan surat asal yang siap dicetak pada kepala surat jabatan mempunyai tarikh, nombor rujukan, tandatangan, nama, jawatan dan cop rasmi jabatan.

Surat ini ialah salah satu dokumen asas dalam senarai semak LPPSA Jenis 1, senarai semak LPPSA Jenis 4 dan senarai semak LPPSA Jenis 5. Jika anda memerlukan bantuan menyediakan dokumen ini, lihat khidmat permohonan pinjaman LPPSA saya.